Ereğli Devlet Hastanesi
Bilgi İşlem Birimi İş ve İşleyiş Esasları
1. Birim Tanımı ve Amacı
Bilgi İşlem Birimi; hastanemiz bünyesindeki tüm medikal, idari ve teknik süreçlerin kesintisiz, güvenli ve verimli bir şekilde yürütülmesini sağlamakla yükümlüdür. Birimimiz; Hastane Bilgi Yönetim Sistemi (HBYS/KARMED) yazılım desteği, ağ/sistem güvenliği, donanım arıza ve bakım süreçleri ile resmi veri bildirimi/entegrasyon faaliyetlerini 7/24 esasına uygun olarak yönetmektedir.
2. Personel Yapısı ve Görev Dağılımı
Birimimizde toplam 6 personel görev yapmaktadır:
A. HBYS (Yazılım ve Veri) Personeli (3 Personel)
- KARMED HBYS Desteği: Poliklinik, klinik, acil servis, laboratuvar, görüntüleme (PACS), vezne, eczane ve idari birimlerden gelen yazılım ve kullanıcı taleplerine/sorunlarına anlık müdahale edilmesi.
- Yetkilendirme ve Kullanıcı Yönetimi: Personel işe başlama, birim değişikliği veya ayrılış durumlarında KARMED sisteminde kullanıcı hesaplarının açılması, rol/yetki tanımlamalarının yapılması ve kapatılması.
- Entegrasyon ve Veri Yönetimi: Bakanlık sistemleri (e-Nabız, USS, MHRM, Medula, SKRS vb.) entegrasyonlarının takibi, veri iletim kontrolleri ve hatalı veri bildirimlerinin düzeltilmesi.
- E-İmza ve ÇKYS Süreçleri: Hekim ve kullanıcıların e-imza kurulumları, sertifika tanımları ve KARMED üzerindeki e-imza entegrasyon aksaklıklarının giderilmesi.
B. Donanım ve Altyapı Personeli (3 Personel)
- Masaüstü ve Çevre Birimleri Desteği: Hastane genelindeki bilgisayar, barkod yazıcı, lazer yazıcı, tarayıcı ve Kiosk cihazlarının kurulumu, bakımı ve fiziksel/yazılımsal arızalarının giderilmesi.
- Ağ ve Altyapı Yönetimi: switch (anahtar) bağlantıları, VLAN düzenlemeleri, Kablosuz Ağ (Wi-Fi) ve kurum dışı erişim (GlobalProtect VPN) bağlantılarının fiziksel takibi.
- Sistem ve Sunucu Güvenliği: Kaspersky Endpoint Security antivirüs politikalarının uç noktalarda uygulanması, Active Directory domain katılım işlemleri ve şifre sıfırlama süreçleri.
- Yedekleme: Kritik donanımların ve sistem imajlarının periyodik kontrolü; onarımı kurum içinde yapılamayan donanımların arıza tespitinin yapılarak teknik servise veya yüklenici firmaya yönlendirilmesi.
3. Kullanılan Sistem, Program ve Materyaller
- Yazılım & HBYS: KARMED HBYS, PACS (Görüntüleme), e-Nabız / USS Portalları, Medula.
- Sistem & Güvenlik: Active Directory, Kaspersky Endpoint Security, GlobalProtect VPN Client.
- Donanım & Malzeme: Sunucular, Switchler, Masaüstü Bilgisayarlar, Lazer/Barkod Yazıcılar, Cat6 Ağ Kabloları ve Kanal Sistemleri.
4. İş Akış Süreçleri
- Arıza ve Talep Bildirimi: Birimlerden gelen arıza ve destek talepleri Telefon / İç İletişim / HBYS Destek Modülü üzerinden alınır.
- Sınıflandırma ve Yönlendirme: Gelen talep konusuna göre ilgili gruba (HBYS Yazılım veya Donanım) aktarılır.
- Müdahale ve Çözüm:
- Yazılım/KARMED sorunları öncelikle uzak masaüstü bağlantısı veya sistem üzerinden çözülür.
- Donanım/Altyapı sorunlarına ilgili birimde yerinde müdahale edilir.
- Kayıt ve Tamamlama: Çözülen işlem kayıt altına alınarak kullanıcıya bilgi verilir; dış servis gerektiren hallerde arızalı parça/cihaz depoya veya yükleniciye teslim edilir.
5. Karşılaşılan Aksaklıklar ve Çözüm Önerileri
- Kullanıcı Kaynaklı Hatalı Kullanım: KARMED kullanımı ve temel bilgisayar okuryazarlığı konusunda yeni başlayan personele oryantasyon eğitimi verilmesi.
- Yedek Parça İhtiyacı: Barkod yazıcı kafası, tonör, drum birimi ve ağ konnektörleri gibi sarf malzemelerin stoklu takibinin sürdürülmesi.
Bilgi İşlem Birimi olarak temel amacımız; hastanemizdeki tüm tıbbi, idari ve teknik süreçlerin dijital altyapı üzerinde kesintisiz, güvenli ve verimli bir
şekilde yürümesini sağlamaktır.
Birim bünyemizde görev yapan 3 HBYS (yazılım/veri) ve 3 donanım personelimizle birlikte, hastanemizin 7/24 yaşayan dijital omurgasını yönetiyoruz.
Süreçlerimizin yazılım ayağında; hastanemizin ana çalışma sistemi olan KARMED HBYS üzerindeki tüm modüllerin destek hizmetlerini yürütüyor,
kullanıcı yetkilendirmelerini sağlıyor ve e-Nabız, Medula, USS gibi Sağlık Bakanlığı entegrasyonlarının veri akışını kesintisiz takip ediyoruz. Ayrıca
hekimlerimizin ve sağlık personelimizin e-imza ve sertifika süreçlerini de yine bu kanaldan yönetiyoruz.
Donanım ve altyapı tarafında ise; polikliniklerden acil servise, kliniklerden idari birimlere kadar hastanemiz genelindeki bilgisayar, yazıcı,
barkod yazıcı ve Kiosk cihazlarının kurulum, bakım ve arıza onarımlarını gerçekleştiriyoruz. Bununla birlikte switch
ve port yönetimleri, Active Directory domain yapısı, Kaspersky antivirüs güvenlik politikaları, Global Protect VPN erişimleri takibi de ekibimizin sorumluluğundadır.
Tüm bu işleyişin aksamadan yürütülebilmesi, karşılaşılan arıza ve taleplere en hızlı şekilde müdahale edilebilmesi için birimimizle kurulan
iletişimin doğru kanallardan ve zamanında yapılması büyük önem taşımaktadır.
Hastanemizin dijital hizmet kalitesini artırmak adına özveriyle çalışan tüm ekibime ve destek veren tüm birimlerimize teşekkür ederiz.