## MUTEMETLİK İŞ SÜREÇ POLİTİKASI VE UYGULAMA ESASLARI
### 1. Amaç ve Kapsam
Bu politikanın amacı; kurum bünyesinde görev yapan tüm personelin maaş, ücret, yolluk, fazla mesai, ikramiye, sosyal haklar ve diğer mali ödemelerinin yasal mevzuata, kurum prosedürlerine ve zaman planına uygun olarak hatasız bir şekilde hesaplanması, tahakkuk ettirilmesi ve ödenmesi süreçlerini düzenlemektir. Bu politika, mutemetlik birimini ve bu birimle veri paylaşan tüm departmanları kapsar.
### 2. Temel İlkeler
* *Mevzuata Uygunluk:* Tüm hesaplama ve ödemelerde güncel 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu, 4857 sayılı İş Kanunu, 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu ve ilgili mali mevzuat esas alınır.
* *Gizlilik ve Veri Güvenliği:* Personelin mali ve kişisel verileri KVKK (Kişisel Verilerin Korunması Kanunu) kapsamında yüksek güvenlik standartlarında korunur. Yetkisiz kişilerle maaş veya özlük bilgisi paylaşılamaz.
* *Zamanında Eylem:* Ödemelerin gecikmemesi için veri toplama, hesaplama ve onay süreçleri önceden belirlenen takvime sıkı sıkıya bağlı yürütülür.
* *Çift Kontrol (Dört Göz) İlkesi:* Maddi hataların önlenmesi amacıyla, hazırlanan tahakkuk tabloları ve ödeme listeleri mutemet dışında ikinci bir yetkili (Birim Amiri/Mali İşler Yöneticisi) tarafından kontrol edilerek onaylanır.
### 3. İş Süreçleri ve Dönemsel Faaliyetler
### A. Maaş ve Ücret Tahakkuk Süreci
1. *Veri Toplama Dönemi:* Her ayın belirlenen günleri arasında (örneğin memurlar için ayın 1'i ile 5'i, işçiler için ayın 20'si ile 25'i arası) İnsan Kaynakları biriminden personel hareketleri (işe giriş, işten çıkış, ücretsiz izin, rapor, terfi, sendika üyelik durumları vb.) yazılı veya sistem üzerinden dijital olarak alınır.
2. *Hesaplama ve Giriş:* Mutemet, gelen verileri ilgili e-Maaş, KBS veya kurum içi ERP sistemlerine eksiksiz işler. Gelir vergisi dilimleri, AGİ/sosyal yardımlar, bireysel emeklilik (BES) kesintileri ve icra/nafaka kesintileri güncel olarak yansıtılır.
3. *Kontrol ve Onay:* Hazırlanan bordro ve tahakkuk listeleri, geçmiş aylar ile karşılaştırılarak sapma analizine tabi tutulur. Kontrolü bittikten sonra harcama yetkilisi ve gerçekleştirme görevlisinin onayına sunulur.
4. *Banka Gönderimi ve Ödeme:* Onaylanan banka listeleri, şifreli ve güvenli kanallar üzerinden ilgili bankaya iletilir. Ödeme gününde personelin hesaplarına geçmesi sağlanır.
### B. Harcırah ve Yolluk Süreçleri
* Geçici veya sürekli görev yolluğu talepleri, personelin görevlendirme yazısı, rayiç belgesi ve harcama belgeleri (bilet, fatura vb.) ile birlikte mutemetliğe teslim edilmesini müteakip en geç 5 iş günü içinde incelenir.
* Merkezi Yönetim Harcırah Kanunu ve ilgili bütçe kanunu sınırlarındaki tutarlar hesaplanarak tahakkuka bağlanır ve ödeme birimine sevk edilir.
### C. SGK Bildirgeleri ve Vergi Beyannameleri
* Personel maaşlarından kesilen SGK primleri ve muhtasar vergi kesintileri, yasal süreleri (takip eden ayın yasal beyan günleri) aşmayacak şekilde ilgili kurumlara e-Bildirge ve beyanname yoluyla bildirilir. Gecikme cezalarına sebebiyet verecek aksamalardan mutemetlik birimi doğrudan sorumludur.
### 4. Hata Yönetimi ve Düzeltici Faaliyetler
* Herhangi bir personelin maaşında veya ödemesinde eksiklik/fazlalık tespit edilmesi durumunda, durum derhal bir tutanakla kayıt altına alınır.
* *Eksik Ödemeler:* Fark, tespit edildiği tarihi takip eden ilk ödeme döneminde veya aciliyet durumuna göre ek bordro düzenlenerek 3 iş günü içinde personelin hesabına yatırılır.
* *Fazla Ödemeler:* Sehven yapılan fazla ödemeler, ilgili personele yazılı olarak bildirilir. Kamu zararı veya haksız kazanç kapsamında, yasal mevzuatın izin verdiği oranlarda (genellikle maaşın 1/4'ünü geçmeyecek şekilde) takip eden ayların bordrosundan mahsup edilir.
### 5. Arşivleme ve Raporlama
* Onaylı bordrolar, banka listeleri, personel kesinti muvafakatnameleri ve icra yazıları yasal saklama süreleri boyunca fiziki ve/veya dijital arşivde düzenli bir şekilde saklanır.
* Her yıl sonunda yıllık vergi matrahları, kıdem tazminatı yükümlülükleri ve bütçe gerçekleşme raporları üst yönetime sunulmak üzere hazırlanır.